Como organizar um fluxo de caixa eficiente na área médica

Olhar atento, precisão e visão do todo são atributos essenciais não apenas em um diagnóstico médico, como também sobre a saúde financeira dos profissionais dessa área. Sem uma gestão de contas sólida, consultórios e clínicas correm o risco de comprometer sua sustentabilidade e qualidade no atendimento aos pacientes.

Como já abordamos em outros artigos da série #Finanças, o controle do fluxo de caixa é uma peça-chave nesse cenário, ajudando a acompanhar de perto as receitas e despesas, bem como permitindo uma visão clara dos próximos passos a serem seguidos.

Leia ainda: 10 dicas de gestão financeira para o início da carreira médica

Conversamos com a especialista em Finanças da Afya, Isabela Queiroz, para trazer dicas de como montar um fluxo de caixa eficiente para a área médica, otimizando a gestão e garantindo a saúde financeira do seu negócio.

Defina as fontes de receita

O primeiro passo para montar um fluxo de caixa é identificar as fontes de receita. Na área médica, essas podem incluir plantões, consultas particulares, repasse dos planos de saúde, procedimentos específicos, exames realizados em consultório e até mesmo atendimentos virtuais.

“Costumo trabalhar com dois modelos de fluxo de caixa, o previsto e o realizado. No previsto estão todas aquelas receitas e despesas que conhecemos, desde as fontes pagadoras fixas até as menores parcelas de compras feitas no cartão, por exemplo”, diz a especialista. “No realizado, podem entrar os eventuais valores extras conquistados naquele mês ou aquele imprevisto”, completa.

Como veremos mais adiante, Isabela reitera que a contraposição desses dois cenários ajuda a ter mais conhecimento sobre a dinâmica de valores ao longo das semanas, dos meses e dos anos.

Organize as despesas

Assim como as receitas, controlar as despesas também é um passo essencial para manter os números em ordem. Para um consultório ou clínica médica, as principais saídas de caixa devem incluir:

• Salários e encargos trabalhistas
• Despesas operacionais (aluguel, água, luz, internet, materiais de escritório)
• Equipamentos e insumos médicos
• Tributos e taxas específicas da área
• Despesas variáveis, como marketing e itens promocionais

E vai além: de acordo com Isabela, devem constar ainda despesas pessoais obrigatórias, como escola, IPVA, material escolar, e também aquelas desejadas.

“É importante ter tudo em mente e no papel, até mesmo aquelas metas a longo prazo, como uma viagem de fim de ano, a troca de um carro, uma especialização na área”, afirma.

Leia ainda: Quer ser um médico PJ? Saiba os cuidados que deve ter!

Registre as movimentações diariamente

O fluxo de caixa deve ser atualizado com frequência a fim de garantir precisão nos dados financeiros. “No mundo ideal, esse controle deveria ser feito todos os dias. Mas como médicos – e profissionais da saúde, em geral – têm rotinas muito corridas, indico que seja feito, no mínimo, semanalmente”, afirma.

Registrar todas as entradas e saídas, mesmo que sejam pequenas, traz um olhar mais íntimo e de apropriação sobre as contas, ajudando a identificação de padrões de receitas e despesas, além de permitir ajustes imediatos caso algum desequilíbrio seja detectado.

“Por exemplo, fechar dois meses seguidos no negativo é uma grande bandeira amarela que se levanta. Nesse caso, é preciso conhecer bem a fundo os números e decidir se no mês seguinte você precisa ganhar mais ou gastar menos”, diz Isabela.

Se tiver ocorrido apenas uma eventualidade, o ideal é fazer compensações, como realizar mais plantões, atender mais pacientes ao longo do dia, dividir o consultório com outro médico, abrir para planos de saúde.

No entanto, se o déficit se deu por conta de uma situação financeira com potencial mais duradouro, o correto é cortar despesas, revisar os gastos, reduzir o consumo de energia elétrica e água – verificando por exemplo se algum equipamento fica ligado sem necessidade ou se há desperdício em torneiras e afins.

“Às vezes, buscar um local com aluguel e encargos mais acessíveis também se torna uma boa opção”, frisa Isabela, deixando claro que dar um passo atrás não é demérito, e sim uma estratégia de gestão financeira.

Crie previsões de fluxo de caixa

Um dos maiores benefícios do fluxo de caixa é a capacidade de fazer previsões financeiras. Considerar receitas e despesas para os próximos meses com olhar atento no histórico de movimentações.

“Na área médica, essa previsão pode ser baseada na sazonalidade, como no caso de algumas especialidades que são mais demandados em determinadas épocas do ano, novos contratos com convênios ou investimentos em modernização e infraestrutura”, ressalta Isabela.

Ainda de acordo com a especialista, a previsão permite ao gestor antever possíveis períodos de baixa e se preparar com medidas corretivas. “O médico precisa saber o que trará mais retorno, se sublocar o consultório ou, por exemplo, atender a mais pacientes via convênio. Essas contas precisam estar na ponta do lápis”.

Outro ponto importante também é monitorar o pagamento dos convênios, o que costuma causar alguma dor de cabeça. Uma prática indicada é criar uma agenda de acompanhamento dos recebíveis e manter uma comunicação ativa com os convênios para garantir o cumprimento dos pagamentos no prazo.

“Conferir se ocorreu alguma glosa, e por qual motivo, é essencial para recorrer ao plano de saúde e reaver os valores. Ou saber se foi por erro de preenchimento ou uso indevido de materiais e se será necessário fazer reajustes nos procedimentos realizados no consultório”, diz.

Utilize sistemas de gestão financeira

Por fim, para otimizar o fluxo de caixa do seu consultório, o profissional de saúde pode implementar um sistema de gestão financeira voltado para a área médica.

A adoção de softwares ajuda na otimização do atendimento, impactando na satisfação do paciente, além de representarem uma adequação do profissional às novas demandas da saúde.

Atualmente, existem ótimas opções de softwares que integram dados financeiros, controle de estoque e gestão de atendimentos. Um exemplo é o Afya iClinic, que facilita o registro das movimentações e geram relatórios precisos.

Um fluxo de caixa bem estruturado é essencial para que clínicas, consultórios e hospitais consigam manter sua operação sustentável e continuar prestando serviços de qualidade. Ao seguir essas etapas, médicos e gestores da área médica poderão ter um controle mais eficiente de suas finanças, evitar surpresas desagradáveis e promover o crescimento saudável de seus negócios.

“Se vai ser no aplicativo de celular, na planilha do computador, no caderno ou no papel de pão, não importa. O que não pode é deixar de anotar, entender, investigar e ficar íntimo das suas contas”, brinca a especialista em finanças.